Odbor organizačný a informatiky

ODBOR ORGANIZAČNÝ A INFORMATIKY

V súlade s internými predpismi a zákonmi zodpovedá za organizačné zabezpečenie chodu MsÚ a informačné technológie.

Referát organizačný

Náplň činnosti referátu spočíva v zabezpečovaní najmä nasledujúcich úloh:

Organizačné zabezpečenie

• vedie evidenciu a zabezpečuje archiváciu VZN a príslušných dokumentov (návrh VZN, zverejnenie návrhu VZN, pripomienky, výsledné zvenie, zverejnenie výsledného znenie, materiál, výpis z uznesenia MsZ)
• vedie evidenciu a zabezpečuje archiváciu interných predpisov mesta
• vedie agendu knižnice MsÚ
• vedie evidenciu zmlúv, priestupkov, sťažností a petícií, žiadostí a odpovedí na infozákon a používania pečiatok
• zabezpečuje televízny prenos a zverejňovanie informácií z mesta, z rokovaní MsR a MsZ elektronickou formou
• zverejňuje oznamy prostredníctvom mestských úradných tabúľ a sleduje aktuálnosť informácií v mestských úradných tabuliach
• zverejňovanie informácie o uložení zásielok pre obyvateľov s trvalým pobytom evidovaným na Mesto Hlohovec
• zabezpečuje zavádzanie e-governmentu na MsÚ, pripravuje a aktualizuje príslušné tlačivá a formuláre
• organizačne zabezpečuje spracovávanie materiálov na rokovania MsR a MsZ, technicky spracováva materiály predkladané prednostom MsÚ, kompletizuje materiály predkladané ostatnými odbormi MsÚ, mestskými organizáciami, spracováva pozvánky na zasadnutia mestských orgánov a zabezpečuje zverejňovanie materiálov na webovom sídle mesta
• vyhotovuje zápisnice zo zasadnutí MsR a MsZ a zabezpečuje ich archiváciu
• vedie evidenciu dochádzky poslancov na zasadnutia MsZ a evidenciu jednotlivých hlasovaní
• vedie aktuálnu evidenciu zápisníc komisií MsZ, uznesení MsR a MsZ
• vyhotovuje a doručuje uznesenia MsR a MsZ príslušným zamestnancom
• zúčastňuje sa na rokovaniach MsR a MsZ, zabezpečuje účasť zamestnancov na rokovaniach MsR a MsZ
• zabezpečuje obsluhu systému a hlasovacieho zariadenia HER v súčinnosti s odborom organizačným a informatiky
• eviduje zoznamy členov jednotlivých komisií MsZ, poskytuje im potrebné informácie a zabezpečuje podklady pre výplatu ich odmien
• organizačne zabezpečuje vyplácanie odmien za výkon funkcií poslancom MsZ a členom MsR.

Registratúrne stredisko

• zabezpečuje spávu Registratúrneho strediska
• evidencia, tvorba, ukladanie, ochrana registratúrnych záznamov, ich vyhľadávanie, zabezpečenie prístupu k nim a ich vyraďovanie
• vedenie centrálneho denníka, menných indexov a ďalšie náležitosti vyplývajúce z registratúrneho poriadku
• usmerňovanie a koordinácia jednotlivých organizačných zložiek MsÚ a MsP, prípadne mestských organizácií z hľadiska úlohy garanta pre moduly písomnosti a registratúrne stredisko
• archivovanie spisových materiálov v súlade s registratúrnymi smernicami – Registratúrny poriadok a Registratúrny plán mesta Hlohovec
• príprava, spracovanie a zmeny interných smerníc v oblasti registratúry, registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu
• zabezpečovanie ďalších činnosti registratúrneho strediska a plnenie úloh vyplývajúcich z registratúrneho poriadku

Referát informatiky

Náplň činnosti referátu spočíva v zabezpečovaní najmä nasledujúcich úloh:

Rozvoj mestského informačného systému (MIS)

• zabezpečenie správy a rozvoja mestského informačného systému ako celku
• tvorba IT koncepcií v súlade najlepšími praktikami a s rozvojovými trendmi v informačných technológiách
• súlad s platnou legislatívou pre podporu procesov MsÚ (MsP)
• koordinácia s ostatnou informačnou sústavou štátnej správy a inými organizáciami z hľadiska zabezpečenia potrieb mesta

Správa licenčného softvéru a databáz

• zabezpečenie konfigurácie používateľského databázového prostredia
• systémová údržba a monitorovanie prevádzky serverov, databáz, databázových aplikácii
• plánovanie údržby a správy prístupových práv užívateľov do databáz
• archivovanie dát v databázach
• integrácia na štátne registre (koordinácia zavádzania eGovernmentu - elektronické služby v integrácii na BackOffice MsÚ)

Správa aplikačného programového vybavenia

• zabezpečenie prevádzky BackOffice (CG ISS, CG Portál ISS, CG eGOV) MsÚ a MsP
• správa systému, prideľovanie práv, evidencia aplikácii
• správa požiadaviek a chýb jednotlivých aplikácii
• základné zaškoľovanie zamestnancov na prácu s novým programovým vybavením
• tlač hromadných dát podľa požiadaviek jednotlivých odborov alebo úloh mesta (voľby, referendum, ankety ...)

Správa web - aplikácii

• zabezpečovanie prevádzky, správy a inovácii web - aplikácii
• rozvoj a správa webového sídla (webová stránka mesta)
• rozvoj a správa Intranetového portálu

Správa IKT techniky

• zabezpečenie správy, rozvoja a využívania výpočtovej a komunikačnej techniky /HW/
• nákup, správa, konfigurovanie počítačov, tlačiarní a ďalších IT komponentov
• správa systému, ovládače, aktualizácie, prideľovanie práv
• správa a prevádzka kopírovacích strojov

Správa LAN

• správa počítačovej siete LAN, VPN
• údržba a monitorovanie siete a sieťových aplikácii
• prevádzka wifi - siete (privátna aj verejná)

Bezpečnostná politika

• tvorba bezpečnosti prístupu k dátam
• zodpovednosť za užívanie programového vybavenia v súlade s legislatívou a ochranou autorských práv
• uskutočňovanie návrhov a spôsobov ochrany IS
• konfigurácia antivírovej ochrany siete a jej komponentov
• zálohovanie
• súčinnosť pri zabezpečovaní agendy ochrany osobných údajov (Bezpečnostný projekt)

Doplnkové IT služby

• zabezpečenie prevádzky doplnkových IT služieb
• správa dochádzkového systému
• správa elektronického bezpečnostného systému budovy MsÚ
• správa hlasovacieho zariadenia HER (s účasťou na zastupiteľstvách)
• správa telekomunikačných služieb a telefónnych koncových zariadení
• správa IT dokumentácie a programového vybavenia
• príprava a obsluha prezentačnej techniky